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Registro de instituciones de bienestar social

Es un proceso técnico de carácter participativo, cuyo resultado culmina con la autorización y declaratoria de bienestar social de una organización voluntaria sin fines lucro. Dicho proceso incluye la dirección técnica del IMAS, y las políticas nacionales y normativas emanadas de las Instituciónes Rectoras en la materia específica según la problemática psicosocial que se atiende.

Requisitos específicos para la Inscripción y Declaratoria de Bienestar Social de una Organización jurídicamente establecida:

  • Se debe presentar al Departamento de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social (DIBISO) los siguientes requisitos:
  • Carta de solicitud de inscripción como entidad de bienestar social, dirigida a la Jefatura del Departamento de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social, firmada por el representante legal. 
  • Documento original y copia del Acta Constitutiva, Estatutos y sus reformas de la Organización. De ser necesario se incorporarán reformas a los estatutos según machote otorgado por DIBISO para calificar como Institución de Bienestar Social.
  • Documento de Plan Estratégico (solicitar Guía a DIBISO) que expresa y orienta el quehacer de la Organización desde el punto de vista operativo, las actividades y las condiciones administrativo-financieras que les permite realizar estas actividades.  Este documento debe contener un resumen del diagnóstico o análisis de la población o grupo meta, características o particularidades de la población sujeto de atención de la entidad y un presupuesto de ingresos y egresos estimado para brindar una atención integral a la población beneficiaria que indique las principales fuentes u orígenes de financiamiento. Se debe adjuntar la lista de beneficiarios que incluya el nombre completo, los dos apellidos y el número de cédula.
  • Certificación original y vigente de la personería jurídica que incluya nombres y cargos, vigencia de la Junta Directiva y Fiscalía, extendida por el Registro Público con no más de tres meses de expedida. En el caso de Fundaciones también deben presentar la documentación de inscripción de los Representantes del Poder Ejecutivo y de la Municipalidad ante el Registro Público.
  • Los Seis Libros Legales al día y debidamente sellados y autorizados por el Registro de Asociaciones (Libros de Asociados, Junta Directiva, Asambleas, Diario, Mayor, Inventarios y Balances) en el caso de Asociaciones. En el caso de Fundaciones se solicitan los Cuatro Libros Legales al día (Libro de Actas, Diario, Mayor, Inventarios y Balances) y autorizados por la Contraloría General de la República.
  • Declaración jurada de que la organización no tiene pendiente de resolver, con entidades estatales e internacionales, denuncias en el ámbito administrativo, civil o penal.
  • Copia de los estados financieros de la organización previamente conocidos y aprobados por la Junta Administrativa, debidamente refrendados por un contador, y el sello de recibido conforme por la Contraloría General de la República, en el caso de las Fundaciones que tienen más de un año de funcionamiento.
  • Documento de autorización de pertenencia a congregación religiosa, en el caso de Organizaciones Voluntarias cuyo respaldo operativo y financiero provenga de Congregaciones Religiosas Católicas, Evangélicas u otra denominación.
  • Documento de habilitación o permiso de funcionamiento por parte del Ministerio de Salud en caso de que la Organización ya esté funcionando.
  • Documento de acreditación o autorización de funcionamiento, cuando corresponda según materia específica, por parte de la Institución Rectora: Patronato Nacional de la Infancia (PANI) e Instituto sobre Alcoholismo y Fármaco dependencia (IAFA). 

Una vez recibido todos los documentos él o las Profesional Ejecutor debe realizar un estudio de naturaleza de la organización, a efecto de que ésta cumpla con las siguientes condiciones:

  • Que la Organización  solicitante está legalmente constituida y registrada según  Personería Jurídica extendida por el Registro Público, según Ley Nº 218 y sus Reformas y su Reglamento y Ley Nº 5338 y sus Reformas.
  • Que la Organización haya incorporado las observaciones planteadas al estatuto según los lineamientos dados por DIBISO, especialmente en el Capítulo de Reforma de Estatutos y Disolución. En este último se consignará que en caso de Disolución los bienes pasarán a la Institución Pública que los otorgó o a otras Organizaciones de Bienestar Social debidamente acreditadas por el IMAS.
  • Que la Organización esté constituida por un grupo de personas voluntarias, que muestren un adecuado nivel de organización, cohesión grupal y claridad en los fines del programa que van ejecutar. 
  • Que la Organización esté constituida por personal voluntario, personal sin remuneración, interesados en dar respuesta a una problemática social detectada y comprobada mediante estudios y diagnósticos situacionales.
  • Que la Organización esté constituida bajo el amparo de la Ley de Asociaciones No.218 sus reformas y su reglamento, la Ley de Fundaciones No. 5338 y sus reformas o alguna Ley Especial para ejecutar programas y proyectos dirigidos a la atención de la población en situación de pobreza, riesgo social y que requieren del  apoyo, tanto de las Instituciones del Estado como de la sociedad civil organizada, para su promoción y desarrollo.
  • Corroborar que al menos un 80 % de la población usuaria de los servicios, programas o proyectos de la organización esté en situación de pobreza, en  riesgo social, o en condiciones de abandono, mediante la aplicación de la FIS o la FISI. Esto en el caso de que las Organizaciones tengan funcionando un servicio o programa y la población se encuentre asistiendo a los mismos.  En el caso de Organizaciones que no tengan un servicio funcionando deben comprobarlo por medio del diagnóstico poblacional.
  • Que los programas y servicios que desarrolla la Organización respondan a las políticas nacionales y normativa en la materia específica.
  • Confirmar la existencia del grupo de población sujeta de atención de las Organizaciones de Bienestar Social: niños, niñas y adolescentes, adultos mayores, personas con discapacidad, personas fármaco dependientes, personas en situación de indigencia y otros grupos poblacionales con diversos problemas psicosociales, en situación de pobreza, riesgo social y abandono; mediante el análisis del diagnóstico poblacional, en determinada comunidad,  que justifique la necesidad de crear y mantener el servicio bajo una modalidad de atención específica.
  • Ratificar que los fines y servicios de la Organización responden al diagnóstico poblacional, a las necesidades detectadas en la comunidad, y a los lineamientos y disposiciones existentes en la materia, dadas por el Estado costarricense.
  • Confirmar que la Organización dirija o enfoque sus programas y servicios a una población con una única problemática psicosocial; exceptuando la población en situación de indigencia y otras problemáticas psicosociales; a saber: organizaciones con programas de atención a víctimas de violencia doméstica brindan servicios de prevención, atención, tratamiento psicosocial; personas en fase terminal, en situación de abandono y otras Organizaciones que laboran en la atención, tratamiento y rehabilitación de diferentes patologías psicosociales.
  • Verificar que la Organización no sea intermediaria o que funcione únicamente captando recursos económicos y entregárselos a otros para que desarrollen programas, proyectos y servicios, o que se haya constituido únicamente como canalizadora de recursos de los servicios que brinden instituciones estatales vinculadas a la atención de la población objeto de la organización, tales como: Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), Ministerio de Educación Pública (MEP), Junta de Protección Social de San José (JPS), Instituto sobre Alcoholismo y Fármaco dependencia (IAFA), Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM), Patronato Nacional de la Infancia (PANI), Municipalidades del país, Consejo Nacional de Rehabilitación y Educación Especial (CNREE).
  • En el caso de Federaciones, Ligas, Uniones y Confederaciones, verificar que las Organizaciones que conforman dichas entidades estén previamente calificadas cada una como entidades de Bienestar Social, con sus respectivas personerías jurídicas al día, brindando servicios y cumpliendo con los fines para los cuales fueron creadas.
  • Una vez, que se realice el estudio de naturaleza antes citado y se determine por parte de la o el  Profesional Ejecutor que la Organización cumpla con todos los requisitos, el Departamento de IBS, procede a otorgarle el carácter de “Organización de Bienestar Social” a la Organización y a inscribirla en el “Registro Nacional de Instituciones y Servicios de Bienestar Social”, que custodia dicho departamento.
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