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Sistema de Control Interno

De acuerdo a la normativa vigente la institución debe “…emprender las medidas pertinentes para contar con un Sistema de Control Interno, conformado por una serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en la consecución de los objetivos organizacionales”.

A partir de entrar en vigencia la normativa de control Interno, el IMAS ha venido organizándose para conformar un Sistema de Control Interno que le permita cumplir con los objetivos de la misma.

 

Procesos relevantes del Sistema de Control Interno:

Buscando mejorar la dinámica de las Instituciones Públicas entra en vigencia en setiembre del 2002, la Ley nº 8292 de Control Interno, con el fin de obtener una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos de cada organización, la rendición de cuentas a los administrados del manejo de fondos públicos y el establecimiento de control que permiten añadir procedimientos de auto revisión o análisis, con el fin de identificar las debilidades institucionales. Para ello se han implementado dos procesos claves: 

Autoevaluación                        

 SEVRI

Memoria Anual Unidad de Control Interno clic

Normativa interna de Control Interno:

  • Manual de Procedimiento para la Sistematización y Documentación de la Gestión de Riesgos Institucional, Unidad de Control Interno. Clic
  • Marco Orientador, Sistema Específico de Valoración de Riesgos (SEVRI-IMAS). Clic
  • Código de Ética. Clic
  • Instructivo Metodológico para la Valoración de Riesgos Clic
  • Funcionamiento SEVRI-IMAS (aprobado CD 106-03-2012) Clic
  • Metodología de autoevaluación del SCI institucional Clic

 

Estructura de apoyo:

El IMAS cuenta con una estructura de apoyo para abordar el tema de Control Interno. Dicha estructura cuenta con responsabilidades específicas, que se despliegan a continuación:

Consejo Directivo

  • Aprobar las políticas institucionales del Sistema de Control Interno.
  • Conocer y aprobar los informes de Control Interno, mismos que contienen medidas de administración y planes de mejoras.
  • Fomentar un adecuado ambiente de control interno institucional.

 

Gerencia General

  • Gestar el proceso de Control Interno y gestión de Riesgos institucional.
  • Ejercer la potestad disciplinaria sancionatoria, en caso de que un titular subordinado debilite el Sistema de Control Interno u omita acciones para su funcionamiento, fortalecimiento o evaluación  del sistema.
  • Fomentar y velar por el funcionamiento y fortalecimiento del Sistema de Control Interno.
  • Procurar los recursos para el buen funcionamiento del Sistema de Control Interno.

 

Comisión Gerencial

La comisión se encuentra conformada por los Sub Gerentes (Desarrollo Social, Soporte Administrativo y Recursos) y el (la) Gerente Regional. Y entre sus funciones está:

  • Servir de enlace entre la parte funcional, la Gerencia General y el Consejo Directivo para comunicar, coordinar y proponer acciones y necesidades para mejorar el funcionamiento del Sistema de Control Interno.
  • Conocer y avalar los informes de resultados sobre los procesos de control interno y proponer acciones para mejorar las situaciones que se presentan.
  • Recomendar acciones y gestionar acciones con base a resultados de los procesos de gestión de riesgos y autoevaluación del sistema de control interno, para que sean aprobadas por la Gerencia General y Consejo Directivo.

 

Unidad de Control Interno

El Instituto Mixto de Ayuda Social, crea la Unidad de Control Interno, con la finalidad de que ésta diseñe, organice y proponga políticas y lineamientos para que la Institución cuente con un abordaje unificado para el cumplimiento de la Ley nº 8292 de Control Interno y demás normativa vigente relacionada con dicha ley.

El rol de la Unidad es de facilitadora de procesos, apoyo, asesoría, y da seguimiento al funcionamiento del sistema de control interno  institucional.

Algunas de sus funciones son:

  • Dirigir y apoyar los  procesos de control interno institucional y elaborar informes de resultados.
  • Comunicar y documentar la información institucional generada en control Interno.
  • Brindar apoyo y asesoría a las unidades institucionales  en la metodología institucional para los procesos relevantes en el cumplimiento de control interno.
  • Elaborar propuestas de lineamientos y metodología para el abordaje del Sistema de Control Interno.
  • Dar seguimiento a la implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno y elaboración propuestas para el fortalecimiento del mismo.
  • Dar seguimiento a las medidas de administración de riesgo o las acciones de mejora producto de las evaluaciones, implementadas por las diferentes unidades funcionales de los procesos de administración de riesgos.
  • Administrar la herramienta informática, generar y comunicar información del SEVRI para la toma de decisiones.
  • Buscar los mecanismos adecuados que permitan la comunicación dentro de la Institución y a los sujetos interesados del estado del SEVRI y las medidas que se han tomado para su fortalecimiento.

 

Buenas prácticas:

Promover como parte del sistema de control interno una gestión institucional  vinculada con el servicio de calidad, esto conforme la normativa de control interno donde se estipula claramente que el Jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben promover un compromiso institucional con la calidad y apoyarse en el Sistema de Control Interno para propiciar la materialización de ese compromiso en todas las actividades y actuaciones de la organización.

Es por lo anterior, que la  GERENCIA GENERAL y la UNIDAD DE CONTROL INTERNO, realizaron una convocatoria a las Unidades del IMAS a participar en el concurso: “Buenas Prácticas en la Gestión de las Unidades del IMAS”. Como primera experiencia en el año 2012.

Se espera poder repetir la experiencia en años venideros; ya que el objetivo es recabar las buenas prácticas para conformar un banco de datos y que las prácticas puedan ser reproducidas en otras unidades.

La Unidad de Control Interno se dio la tarea de divulgar el concurso, mediante correos, afiches y visitas a las Unidades para dar a conocer la base del concurso y orientar la formulación de las Unidades interesadas.

Tres unidades se inscribieron para participar en el concurso y mediante un taller, el 23 de octubre del 2012, las unidades expusieron sus “Buenas Prácticas” y luego se procedió a premiar a las Unidades participantes.

El jurado fue conformado por la Gerente General, el Sub Gerente de Desarrollo Social, una persona representante de la Comisión de Valores, una ex funcionaria y una representante del Consejo Directivo.

 

AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Conforme a lo establecido en la Ley General de Control Interno, en su artículo 17 inciso b), la institución se encuentra en la obligación de realizar al menos una Autoevaluación anual, con el objetivo de ir perfeccionado el Sistema de Control Interno y detectar cualquier desvío en el cumplimiento de los objetivos de la Institución.

La evaluación del Sistema de Control Interno no solo mejora la situación presente, sino que además compromete a la Administración y todos sus colaboradores en el desarrollo y perfeccionamiento del desempeño de la organización en aras de lograr mayores resultados con eficiencia, eficacia y equidad.

De acuerdo con el marco normativo que rige la materia, la administración activa deberá buscar de forma razonable una seguridad en la consecución los siguientes objetivos:

  1. Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
  2. Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.
  3. Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
  4. Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. 

El IMAS lleva a cabo el proceso de Autoevaluación Institucional, en concordancia con lo establecido en el Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público, normas 6.1, 6.2 y 6.3; pretendiendo de esta manera no solamente dar cumplimiento con el imperativo legal, sino además al perfeccionamiento del Sistema de Control Interno Institucional, resaltando la importancia de aplicar esta herramienta para analizar y conocer el estado del Sistema de Control Interno del IMAS, con el propósito de que facilite a la Administración Activa detectar cualquier desvío que aleje al IMAS del cumplimiento de sus objetivos y de formular e implantar oportunamente las mejoras necesarias.

Creándose una metodología de autoevaluación del Sistema de Control Interno, que rige a partir del año 2012 los ejercicios de autoevaluación institucional.

 

Resultados

Para conocer resultados de los años 2008 al 2011, sobre los procesos de Autoevaluación, haga clic.

  • Resultados Autoevaluación 2012 Clic.
  • Resultados Autoevaluación 2013 Clic.
  • Resultados Autoevaluación 2014 Clic.
  • Resultados Autoevaluación 2015 Clic.
  • Modelo de Madurez SEVRI 2014 Clic

 

Informes de seguimientos de Planes

  • Informe Seguimiento 2013 Clic
  • Informe Seguimiento 2014 Clic
  • Informe Seguimiento 2015 Clic

 

Instructivos

  • Instructivo para completar la Autoevaluación en la herramienta Synergy Clic
  • Instructivo para Seguimiento en la herramienta Synergy Clic
  • Metodología Autoevaluación Clic

 

FUNCIONAMIENTO DEL SEVRI

El Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucional, (SEVRI) es el conjunto organizado de componentes de la institución que interaccionan para la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos institucionales. La normativa define 5 componentes que interactúan, a favor de la identificación y administración de los riesgos.

Componentes

Para conocer la definición de cada componente haga clic sobre el componente de interés a continuación:

Para ampliar la información sobre:

Política Institucional, Objetivo del SEVRI en el IMAS, Identificación de Riesgos, haga click en los siguientes documentos:

Informes:

  • Resumen Informe Gestión de Riesgos 2012-2013 Clic
  • Informe Gestión de Riesgos 2014 Clic
  • Informe Gestión de Riesgos 2015 Clic
  • Informe Fin de Ciclo Riesgos 2012-2014 Clic
  • Presentación Madurez del SEVRI Clic

 

Contáctenos

La Unidad de Control Interno se encuentra conformada por tres funcionarios (as), formadas en diferentes profesiones; además de la jefatura, la cual se encuentra asignada a la Licenciada Guadalupe Sandoval Sandoval.

Para contactarnos puede llamar a los siguientes números telefónicos:

Teléfonos: 2202-4013 / 2202-4133