Por Gabriela Valerio Herrera, encargada del Archivo Central.

Desde el Archivo Central, hacemos un recordatorio, que desde el 01 de octubre según cronograma, recibimos la documentación que ya cumplió la vigencia de oficina, establecida en las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos aprobadas y vigentes.

Lo anterior se establece en la Ley del Sistema Nacional de Archivos, No 7202 en su artículo No 42 sobre la función del Archivo Central de centralizar todo el acervo documental de las  dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.

Este proceso es importante porque es requerido centralizar toda la documentación producida en sus oficinas de una forma coordinada y manteniendo el orden correspondiente; con ello, optimizar los espacios de archivo en sus oficinas cumpliendo con lo indicado en dicha Ley.

La vigencia de oficina debe ser tomada sin contemplar el año en curso; por ejemplo, si la vigencia del tipo documental “Correspondencia” en la oficina indica 3 años, el departamento deberá remitir al Archivo Central los documentos de los años 2020 y años anteriores y, de esa forma debe proceder con los demás tipos documentales.

Para mayor facilidad, cada oficina podrá revisar la tabla de plazos correspondiente en la Intranet institucional en Servicios Generales, en el siguiente código QR:

Descargue aquí: F-AC-01  LISTA DE REMISIÓN DE DOCUMENTOS